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Hola a todos 👋 bienvenidos a la Newsletter de Team Hackers 🎖️
Soy Felipe Polo y escribo esta newsletter para ayudar a fundadores y operadores de compañías a sistematizarlas y escalarlas.
Comparto artículos semanales con sistemas accionables y tips sobre estrategia empresarial.
Empezamos una nueva edición de Team Hackers con el temazo de los viernes: una balada NO generada por IA - disfrutemos mientras la música pueda tener alma:
Y ahora, al tema que nos ocupa.
La mayoría de las empresas gasta una fortuna en reuniones. No en dinero directamente, sino en tiempo perdido.
¿Cuánto cuesta una reunión de una hora con diez personas? Fácil: miles de euros al año quemados en agendas inútiles, discusiones sin decisiones y gente que está ahí solo por inercia.
Pero ojo: las reuniones no son el problema.
El problema es cómo las usamos.
En esta edición
✅ Reglas para eliminar reuniones inútiles
✅ Tips para diseñar reuniones de alto valor
✅ 6 tipos de reuniones especiales que te aportan estructura
✅ Ejemplos de reuniones en algunas empresas top
🛑 Reglas de oro para eliminar reuniones inútiles
Antes de aceptar una reunión, pásala por este filtro. Si cumple con alguno de estos puntos, cancélala sin piedad (o al menos pide acciones correctivas):
No hay una agenda clara.
No hay decisiones que tomar.
Podría resolverse en asíncrono.
No hay responsables definidos.
Hay más de 4-5 personas sin un rol activo.
Podría resolverse con un email o un mensaje en Slack.
Cada reunión inútil es una hora que no recuperarás jamás. Sé despiadado.
Ahora bien, hay reuniones que sí aportan valor. Pero para que eso pase, hay que diseñarlas bien.
🎯 Diseña reuniones como si fueran productos (sí, productos)
Las mejores reuniones son como productos bien diseñados en el sentido de que tienen un propósito claro, resuelven un problema y aportan valor a los asistentes.
Cada reunión debe tener una razón de ser. Si no puedes responder estas tres preguntas, cancélala sin dudar:
¿Para qué existe esta reunión? Si no hay un propósito claro, no tiene sentido hacerla.
¿Qué pasa si la cancelamos? Si la respuesta es "nada", ya sabes qué hacer.
¿Cuál es el output concreto? Si no se produce algo tangible (una decisión, unos TO DO…), la reunión no sirve de mucho.
Y hablando de claridad, la agenda es un elemento clave. Si la diseñas bien, la reunión tiene estructura y ya eso es bastante.
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Diseña la agenda como una herramienta, no como un trámite
Las agendas aburridas matan la productividad. Aquí un ejemplo de formato:
Nombre de la reunión: (Ejemplo: "Sync semanal de Ventas")
Objetivo: Qué queremos lograr en esta reunión. No es “revisar”, es decidir.
Temas clave: Máximo tres. Si tienes más, estás intentando abarcar demasiado.
Output esperado: ¿Qué decisiones se deben tomar? Quizás (en el ejemplo) sea una serie de acciones para ofrecer ciertos upsells.
Ejemplo:
Sync Comercial - Lunes 10 AM
🎯 Tomar decisiones clave sobre las oportunidades en pipeline.
¿Qué deals están en riesgo?
¿Qué obstáculos tienen los SDRs?
¿Qué cambios debemos hacer en la estrategia?
✅ Decidir si priorizamos cuentas A o cuentas B esta semana.
PD: ¿Sabías que en Notion puedes crear plantillas de agendas que se autogeneran con la frecuencia que especifiques? Si quieres que te cuente cómo lo uso en mi día a día escríbeme y te digo ejemplos.
🚀 Tipos de reuniones especiales que sí merecen la pena (si las haces bien)
Eliminar reuniones inútiles no significa eliminarlas todas. Hay algunas que son oro puro... si las diseñas bien.
El truco está en que no se conviertan en un castigo colectivo para los asistentes.
(Hablo con conocimiento de causa - hace años estuve en una reunión con cliente donde había 14 personas y 8 de ellas mirando el móvil todo el rato) 😳
Aquí van algunas que realmente aportan:
All Hands: alto coste, alto impacto
Las All Hands son reuniones para alinear a toda la empresa. Es el momento donde los líderes comunican la visión, celebran logros y responden preguntas. Si se hacen bien, pueden inspirar. Si se hacen mal, pueden hacer que la moral caiga más rápido que las acciones de WeWork.
🔹 Cómo hacerlas bien:
Nada de monólogos eternos. Cada equipo puede presentar logros recientes, pero de forma concisa y con impacto.
Poliniza ideas. Si un equipo descubrió algo valioso, que se lo cuente al resto.
No es una TED Talk, es contexto. Explica claramente hacia dónde va la empresa.
Hazlo interactivo. Permite que los empleados envíen preguntas antes para que no se convierta en un gallinero.
Aquí puedes bajarte una guía paso a paso para un modelo de All Hands que puedes implantar en tu empresa.Cameos: a veces necesitas un invitado sorpresa
Traer personas externas o de otras áreas puede sacudir el status quo y evitar que todos piensen igual. Un buen cameo puede desbloquear ideas nuevas y hacer que una reunión pase de ser un trámite a ser realmente útil.
🔹 Cómo hacerlos bien:
Invita a alguien que desafíe la forma en que se hacen las cosas.
El cameo también puede ser del presentador: alguien que normalmente no habla puede traer ideas frescas.
Ojo: un invitado externo aumenta la presión para que la reunión esté bien organizada. No los hagas perder el tiempo.
Open Meetings: cuando los empleados toman el control
Aquí la agenda no la definen los managers, sino los empleados. Es una forma de darle voz a quienes realmente están en primera línea, no solo a los que ven el partido desde el palco.
🔹 Cómo hacerlas bien:
Recopila preguntas y temas clave antes de la reunión.
Usa encuestas para obtener feedback y saber qué preocupa a la gente.
Si lo haces anónimo, prepárate para recibir preguntas incómodas (pero necesarias).
Charlas con founders, un encuentro más íntimo
Los empleados quieren saber en qué están pensando los fundadores y líderes, pero sin el formato aburrido de una presentación de PowerPoint con 70 diapositivas.
🔹 Cómo hacerlas bien:
Conversaciones íntimas, tipo entrevista, donde el founder no solo "baje línea", sino que escuche.
Preguntas preparadas por un moderador, pero con espacio para improvisación.
Incluye preguntas del público para hacerlo más dinámico.
Es una gran forma de transmitir visión y cultura, y también de dar contexto a los nuevos hires.
Pro tip: cuando empieces a crecer puedes hacer una de estas cada 2-3 meses con las nuevas incorporaciones en ese periodo.One-on-One: no son para revisar tareas, son para desarrollar talento
Si usas tus 1:1 para preguntar "¿Cómo va lo de la campaña de Meta?"... lo estás haciendo mal. Estas reuniones son para escuchar, desbloquear obstáculos y ayudar a que la otra persona crezca.
🔹 Cómo hacerlas bien:
No son un checklist de tareas, sino una conversación sobre bloqueos, crecimiento y motivación.
Pregunta: ¿En qué te puedo ayudar? en lugar de ¿Cómo va lo de X?
Si la otra persona siente que solo es un status report, terminará odiando estas reuniones.
Goal Setting & Review
Estas reuniones son clave para asegurarte de que el equipo va en la dirección correcta sin caer en el micromanagement.
🔹 Cómo hacerlas bien:
Trimestralmente, revisa los objetivos clave y establece los nuevos.
No es para hablar de tareas individuales, sino de dirección general.
Si alguien necesita entrar en detalles operativos, que lo haga en otro espacio.
Y hasta aquí algunos tipos de reuniones que históricamente me han funcionado. Ahora viene la siguiente pregunta:
¿Con qué cadencia deberían hacerse?
Y digo cadencia y no frecuencia, porque no solo es cada cuánto haces un tipo de reunión, sino cómo quedan todas juntas. Es decir, cómo funciona el conjunto de ellas en el tiempo.
Porque sí, en esto también se falla.
Si te reúnes demasiado, la gente siente que pasa más tiempo hablando del trabajo que haciendo el trabajo. Si te juntas muy poco, se pierden oportunidades de mejora y cada decisión se siente como un déjà vu de discusiones pasadas.
Entonces, no todas las reuniones deben ocurrir con la misma frecuencia, porque no todas cumplen la misma función. En general, la cosa sería así:
📅 Diarias (15 min): Son esenciales para equipos que operan en ciclos cortos y necesitan alineación constante, como soporte, ventas o desarrollo ágil. No son para debatir, son para eliminar bloqueos. Si duran más de 15 minutos, ya no es una stand-up, es una mini reunión.
📅 Semanales (30-45 min): Funcionan para revisar progreso y ajustar la estrategia sin caer en el micromanagement. Liderazgo, producto y equipos multifuncionales suelen usarlas para mantenerse en sintonía. No son para actualizar sobre tareas (para eso está el gestor de tareas y el trabajo asíncrono), sino para tomar decisiones mirando a los datos.
📅 Mensuales (60 min máx.): Aquí se analizan tendencias, aprendizajes y ajustes estratégicos. Son clave para equipos que no necesitan reuniones constantes pero sí momentos para reflexionar y planificar. Si una reunión mensual se convierte en una actualización de status, estás perdiendo el tiempo.
📅 Trimestrales (un día entero): El equipo de liderazgo debería juntarse para reflexionar sobre el rumbo del último trimestre, ajustar velas y establecer el nuevo rumbo tomando decisiones de alto nivel e impacto real. Si no hay discusiones deberías pensar en el tipo de equipo que has construido. La tensión saludable ayuda a construir.
Pero incluso con reuniones bien diseñadas y en la frecuencia correcta, hay otro problema relacionado con la eficiencia: ¿quién realmente debería estar en la reunión?
Quién debe estar y quién no ⚠️
Otro error común: invitar a más gente de la necesaria.
Si alguna vez has estado en una reunión pensando “¿qué hago aquí?”, es porque alguien no aplicó este filtro básico:
Si solo estás para escuchar, no deberías estar. Para eso existe el resumen posterior (hoy en día no puede ser más fácil con herramientas de IA).
Si no puedes contribuir o recibir valor inmediato, tampoco deberías estar.
Si solo necesitas información, que te manden un memo después.
Cuanta más gente innecesaria, más lenta y dispersa será la reunión. Entonces, ahora que tienes reuniones enfocadas y con las personas correctas, viene la siguiente pregunta:
¿Cómo hacer que la gente quiera estar en tus reuniones (y aporte en ellas)?
Si la reacción automática de tu equipo al ver una invitación es "uff, otra reunión...", algo estás haciendo mal.
Para que una reunión valga la pena, debe cumplir tres reglas:
Impacto directo en el trabajo del equipo. Si el resultado no cambia nada, era innecesaria.
Estructura clara y productiva. Que la gente salga con claridad, no con más dudas.
Lo suficientemente corta como para no odiarla. Nadie quiere perder su tiempo en algo que podría durar la mitad.
Las reuniones buenas no parecen reuniones. Parecen decisiones en acción.
¿Cómo reducir reuniones sin perder información?
No todas las conversaciones necesitan una reunión. Antes de mandar una invitación de calendario, pregúntate:
¿Esto se puede resolver con un mensaje en Slack o un correo? Si la respuesta es sí, no necesitas una reunión.
¿Se puede aclarar en un memo compartido? A veces, escribir fuerza a organizar mejor las ideas.
¿Se puede tratar en el check-in diario o semanal? No hace falta una reunión extra si ya hay un espacio para discutirlo.
Cada reunión innecesaria es tiempo robado al trabajo real. Si puedes evitarla sin perder información, hazlo.
Ahora, si después de leer esto te han dado ganas de cambiar cosas en tu sistema, si quieres mejorar la forma en que tu equipo se reúne, necesitas comunicar bien el cambio.
¿Cómo cambiar el sistema de reuniones sin desatar el caos?
Si decides cambiar la forma en que tu equipo se reúne, más vale hacerlo bien. Si no, prepárate para escuchar el clásico "es que antes lo hacíamos diferente".
Para que el cambio funcione sin drama:
Define con claridad qué va a cambiar.
Pruébalo con un equipo pequeño antes de hacerlo oficial.
Ajusta según feedback. No asumas que la primera versión será perfecta.
Explica bien el porqué. Si la gente entiende la lógica, lo aceptará más fácil.
Implementa y sigue iterando. No tengas miedo de corregir sobre la marcha.
Si no comunicas bien el cambio, perderás más tiempo explicándolo después.
Tips: ¿Cómo los grandes líderes gestionan sus reuniones?
Las empresas más eficientes no eliminan todas las reuniones. Solo las hacen mejor.
Algunas ideas para inspirarte:
Tom Peters: No tiene reuniones la mitad del tiempo. Así se asegura de estar disponible solo para conversaciones realmente importantes.
Jeff Bezos: Las reuniones clave solo en la mañana. Sabe que las mejores decisiones se toman cuando el cerebro aún está fresco.
Basecamp: “No meetings Wednesday.” Un día sin reuniones mejora la concentración y el trabajo profundo.
DBS Bank: Cada reunión se califica de 0 a 10 en valor. Si tiene puntuaciones bajas, se mejora o se elimina.
Piénsalo… si Jeff Bezos puede construir Amazon sin reuniones pesadas después de las 5 p.m., tú también puedes.
💥 Conclusión: haz que tu sistema de reuniones sea un superpoder, no un lastre
Menos reuniones, más claras, con la gente correcta. Así es como dejas de perder tiempo y empiezas a ganar velocidad.
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