🎖️Mi sistema de productividad profesional
No me dejo nada
Hola 👋 bienvenido a la Newsletter de 🎖️ Team Hackers
Soy Felipe Polo y escribo esta newsletter para ayudar a fundadores y operadores de compañías a generar autonomía y equipos más fuertes.
En estos últimos 5 años he creado y hecho crecer varias compañías, vendido una, he invertido en 30+ proyectos y he tenido dos hijos a los que me dedico en cuerpo y alma.
Y como yo, quizás te estés planteando cómo se puede llegar a todo sin morir en el intento.
La respuesta es que no se puede.
No es que no se pueda morir en el intento (eso sí, pasa con frecuencia). Lo que no se puede es llegar a todo.
Entonces bajo esta premisa, una siguiente pregunta lógica es:
¿Cómo se puede balancear la vida para llegar a lo que importa?
Esta pregunta ya es un poco más interesante.
En esta edición toca hablar de productividad y estilo de vida - factores fundamentales para liderar un equipo.
Te comparto en detalle, por si te ayuda, la fórmula que actualmente me sirve.
Gestionar tu energía: el reto que resuelve mil retos
Te comparto un texto de Naval que me resulta especialmente inspirador:
This is where the mythology gets a little crazy. People who say they work 80-hour weeks, or even 120-hour weeks, often are just status signaling. It’s showing off. Nobody really works 80 to 120 hours a week at high output, with mental clarity. Your brain breaks down. You won’t have good ideas.
The way people tend to work most effectively, especially in knowledge work, is to sprint as hard as they can while they feel inspired to work, and then rest. They take long breaks.
It’s more like a lion hunting and less like a marathoner running. You sprint and then you rest. You reassess and then you try again. You end up building a marathon of sprints.
Es decir: Naval sostiene que si trabajas en un sector relacionado con el conocimiento, tu mejor activo son las ideas que generas. Propone por tanto trabajar como un león: Esprinta, descansa, re-evalúa.
Repeat.
(Al final te dejo el artículo relacionado).
Para mí, gestionar tu productividad se reduce a una sola cosa: gestionar tu propia energía. Si consigues priorizar aquello que realmente importa, que además te gusta hacer y en lo que eres bueno, le dedicas tiempo de calidad y generas los outputs esperados - seguramente te sentirás muy bien y avanzarás más rápido en ese ciclo de “sprint-rest-reasses”.
Vamos a desmenuzarlo:
Priorizar aquello que realmente importa
Pasa por hacer lo que toca hacer, asegurándote de que sea realmente importante y que mueva la aguja. Esto inevitablemente pasa por decidir a qué no le vas a dedicar tu tiempo.
No hay cosa más desmoralizadora que trabajar en mil cosas y no tener sensación de progreso ❌.
Centrarte en lo que te gusta hacer y eres bueno
Creo firmemente que si pasas tiempo quemado en actividades que no te gustan ni se te dan bien, tu productividad desciende en picado. Y entonces tendrás que compensarlo con más horas.
Y entonces te quemarás aún más ❌.
Downward spiral 🌀
Delega con audacia y decisión a la mínima que puedas.
Dedicarle tiempo de calidad
Hay tareas a las que no les puedes dedicar 15 minutos aquí y 30 minutos allá. Tampoco funciona que te pongas a trabajar en el plan estratégico si tienes otras preocupaciones dando vueltas en tu cabeza ❌.
Más abajo te revelo cómo funciona mi sistema de calendario.
Generar los outputs esperados
Para ello es importante definir “qué es lo esperado” y ponerte límites de tiempo para que tu output se adapte a tu reloj (y no al revés ❌).
Clarifica tus valores personales
Si no haces este ejercicio, podrías percibir una disonancia entre lo que haces y lo que piensas, y te sentirás mal, desconectado. Y eso a su vez, resta energía ❌.
Una vez escuché una definición muy buena de felicidad:
Felicidad son aquellos momentos en los que lo que dices, lo que piensas, lo que haces y lo que sientes están en perfecta sincronía.
Aclarar tus valores permite adaptar tu rutina y tu estilo de vida a ellos. Al revés no funciona nunca ❌.
En mi caso, ser un padre presente es un valor muy importante. Esto hace que no empiece a trabajar antes de las 9:00 (cuando les llevo al cole) y que a las 17:00 pare para ir a recogerles. Eso no impide que encuentre huecos adicionales para llegar a mis objetivos, o incluso que haya excepciones puntuales.
También valoro mucho a mi pareja, por lo que procuro tener citas regulares con ella para hablar de nosotros (especialmente necesario en plena crianza).
También valoro mucho mi tiempo, por lo que delego todo lo que puedo - también en aspectos personales. También digo NO a muchas cosas.
También valoro mucho mi salud, por lo que cuadro el tiempo de deporte de manera que no entre en conflicto con todo lo anterior. La forma de resolverlo ha sido yendo al mediodía.
También valoro mucho crecer como persona y como profesional, por lo que de manera regular me formo en disciplinas nuevas y me esfuerzo mucho en conocer a gente que me aporte nuevos ángulos y me traiga ideas diferentes.
Tus valores deberían delimitar tus reglas de juego.
Vente al evento y cena de Escalando Agencias
El 12 de junio hacemos uno de esos eventos especiales del año: Escalando Agencias “summer edition” en Madrid, donde tendremos 3 entrevistas en directo, una mesa redonda especial de finanzas, una dinámica de Mastermind para resolver en comunidad un reto crítico para los negocios de agencias, así como networking y nuestra cenita de verano en un restaurante cercano.
¡Date prisa que quedan las últimas plazas para llenarlo! Puedes comprar tu entrada aquí.
Las claves de mi rutina
Disclaimer: la flexibilidad es mi mantra. Todo lo que te voy a contar es el “ideal”, pero lo he diseñado intencionalmente de manera que me pueda adaptar a imprevistos o urgencias sin que ello me penalice.
Construir este criterio de “recalcular ruta” es lo que me ha llevado años de prueba y error.
Be like bamboo, my friend.
Mi semana laboral empieza el domingo
Cada domingo reorganizo mi semana con la nueva información que tengo, analizo mi calendario, muevo mis tareas en Asana y decido los 3 objetivos más importantes que quiero completar en esa semana.
De esta manera separo el ruido de la señal. No ser demasiado ambicioso con mis resultados me permite poder llegar a mis expectativas con calidad en la mayoría de los casos, y sin pillarme los dedos (lo cual resta energía ❌).
Deep work vs management work
Uso las mañanas con grandes bloques de 2-3 horas para actividades de deep work que requieren de toda mi concentración:
Revisar un presupuesto
Analizar nuestras métricas
Pensar en el feedback del mercado
Preparar una reunión importante
Escribir un plan estratégico
Diseñar un sistema nuevo
Durante este tiempo procuro no abrir slack ni revisar emails. Genero tiempo de calidad. Está demostrado que durante las mañanas tenemos más energía para este tipo de tareas. A medida que pasa el día nos vamos “desinflando”.
Es por eso que reservo las tardes para management work:
Dar feedback
Responder mails
Responder mensajes de slack
Hacer llamadas
Estas tareas no requieren de tanta concentración por mi parte, las puedo agrupar y de esa manera voy más rápido.
Actividad física for the win
Empiezo las mañanas dando un paseo de unos 20-30 minutos sin mirar el móvil ni escuchar ningún podcast. El silencio permite que mi capacidad de concentración sea mayor a continuación. Además, como dije antes, paro a la hora de comer para hacer deporte.
Aparte de esto voy a algunas reuniones presenciales andando (si me lleva menos de 45 minutos) y no uso ascensores.
Reuniones predecibles y limitadas
Es muy raro que tenga reuniones improvisadas. Generalmente sigo un ciclo con mi equipo:
Sesiones trimestrales de estrategia
Reuniones semanales de seguimiento
Reuniones diarias de sincronización
Y para otro tipo de reuniones ad-hoc, de networking o con partners utilizo Calendly habilitando huecos en el espacio de management work que comentaba arriba.
Si hay alguna urgencia, reprogramo (o en caso extremo, intento mover compromisos ya establecidos).
La clave para mí es que decido y respeto mis líneas rojas, y alrededor de eso pasa todo lo demás, al ritmo y a la velocidad que pueda suceder.
Y si no me gusta el resultado, reflexiono sobre qué tengo que hacer para que sea mejor la próxima vez sin que por ello tenga que renunciar a mis límites.
Lo contrario sabe a derrota.
Reuniones mensuales con mi arma secreta: mi Asistenta Virtual
Esto en sí mismo da para otra edición (si te interesa escríbeme), pero mi Asistenta Virtual es mi arma secreta. Me libera fácilmente 10+ horas semanales - tiempo que dedico a actividades que me gustan, se me dan bien, aportan mucho valor y tiene sentido que las haga yo.
Mensualmente me reúno con ella para evaluar nuevas tareas a delegar, recalibrar y coordinar las siguientes semanas. También vamos iterando el método de trabajo que seguimos.
Tengo citas conmigo mismo
Mensualmente dedico 2-3 horas a leer ideas inspiradoras que voy recopilando, recalibrar mi visión personal y repriorizar. Es un momento para reconectar con el propósito por el que hago lo que hago. Para mí es fundamental y tremendamente energizante.
Aprendo cosas nuevas
Para mí es básico exponerme a aprender cosas nuevas fuera del trabajo, especialmente relacionadas con la música y el deporte. Actualmente también estoy dando sesiones para mejorar el uso de mi voz.
Este tipo de actividades más creativas funcionan como un vector innovador para mí que me ayuda a generar ideas diferentes.
Recolecto ideas
Leo unos 15 libros al año, ojeo unas 40 newsletter muy seleccionadas, y me formo de manera continua. Participo en comunidades y conozco a gente nueva.
Todo ello me trae el ingrediente fundamental para alguien que quiere provocar cambios con sentido: buenas ideas.
Lo que está claro es que este sistema es muy personal, y debe adaptarse a tu momento vital y a las necesidades de tu compañía.
¿Qué principios sigues tú para sentirte productivo?
Más contenido de interés
Voy a machacar la idea de que para ser un buen líder debes ser “inteligentemente vago”:
📖 Great CEOs Are Lazy
How do the really exceptional CEOs get more done in less time than everyone else? What is their technique for getting their work done while still having the time to spend pursuing hobbies and spending quality time with their friends and family?
✍️ Why Lazy and Smart People Make the Best Leaders
Este artículo te explica por qué deberías caer en el cuadrante “Intelligent & Lazy” para ser realmente eficaz.
✍️ Lazy Leadership (by Andrew Wilkinson)
Encontré este artículo exactamente 24 horas tras haber vendido mi anterior compañía. No me lo podía creer: explicaba gran parte del proceso que había pasado en los dos últimos años al frente del proyecto.
Me lo leo con cierta frecuencia, me resulta muy inspirador.
✍️ 70% of Time Could Be Used Better - How the Best CEOs Get the Most Out of Every Day
Un 70% del tiempo programado por un CEO cualquiera es subóptimo. Este artículo te explica por qué.
✍️ Work hard (by Naval)
Este artículo expone alguna de las ideas con las que arranqué esta edición.
📆 Vente al Evento + Cena de Escalando Agencias
El 12 de junio la liamos desde Escalando Agencias. Vente a conocer a 100+ fundadores de empresas de servicios B2B en un evento con invitados de excepción, rematando con una cena y networking de calidad. ¡Ya van quedando poquitas entradas disponibles! Puedes comprar tu ticket aquí.
Dónde más me puedes encontrar
En Linkedin escribo sobre liderazgo y gestión de equipos autónomos.
En Playbooks nos sentamos mensualmente con referentes empresariales que nos descubren sus estrategias paso a paso para que las puedas replicar en tu equipo.
En Escalando Agencias nos sentamos con fundadores de consultoras y agencias del sector digital para destripar cómo gestionan su crecimiento.
¡Hasta la próxima!
📘 De operador a diseñador de equipos autónomos
He creado para ti el minicurso “De Operador a Diseñador de equipos autónomos”, en el que explico por qué los equipos dependen demasiado de sus líderes (y cómo hacer que el tuyo funcione sin ti).
Me ha encantado esta edición. Quizás porque me inspiran mucho ver las rutinas de cómo la gente se organiza.
Lo de tener citas con uno mismo lo llevo intentando implementar mucho tiempo pero reconozco que no consigo hacerlo tanto como me gustaría. ¿Alguna sugerencia?